Как составить гарантийное письмо о погашении задолженности: образец

Гарантийное письмо о погашении задолженности – это документ, который используется в деловой переписке между партнерами по бизнесу. Функция и ценность гарантийного письма о погашении задолженности в том, что при наступлении непредвиденных обстоятельств, позволяет перенести срок перечисления, получить рассрочку оплаты и сохранить партнерские отношения.

В ГК России отсутствует понятие «гарантийное письмо». В соответствии с Постановлением арбитражного суда гарантийное письмо является документом, имеющим определенный вес при судебных разбирательствах по взысканию просроченной дебиторской задолженности.

Гарантийные письма используют производственные фирмы, банковские и финансовые учреждения, торговые предприятия, индивидуальные предприниматели.

На практике в письме выражается обещание (гарантия) об оплате:

• задолженности, которая накопилась на определенную дату;
• просьба о перечислении платежа партнером заранее.

Правила оформления письма о погашении задолженности

При подготовке гарантийного письма следует соблюдать основные требования делопроизводства. Для лучшего восприятия не рекомендуется использовать несколько шрифтов. Шрифт Times New Roman наиболее популярный при деловой переписке. Письмо на бумаге формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, бумаге А5 – через межстрочный интервал.

Чтобы сохранить объективность необходимо выдержать нейтральный тон. Должно содержать однородную и логически связанную информацию, содержать ссылки на пункты законодательных актов и договоры. Стиль написания — информационный. Нельзя использовать оскорбительные высказывания или делать неподтвержденные выводы.

Требования к составлению

Пример гарантийного письма о погашении задолженности

Установленной формы гарантийного письма о погашении задолженности нет.

Примерная структура письма:

1. в верхнем правом углу письма указывается полное наименование предприятия, должность адресата, его фамилия, имя, отчество;
2. в верхнем левом углу указывается исходящий номер документа, согласно журналу регистрации исходящей документации, дата регистрации;
3. посередине ставиться называние документа;
4. в тексте прописываем сумму задолженности, основание возникновения, делаем ссылки на пункты заключенного договора (договоров);
5. указывает точный срок перечисления или прикладываем график платежей;
6. если письмо написано на нескольких листах, каждый из них сверху посередине следует пронумеровать.

Документ оформляют на фирменном бланке, подписывает (генеральный) директор и главный бухгалтер или лица их замещающие. Ставится печать.

Гарантийное письмо направляется:

1. почтой с уведомлением;
2. курьером, на втором экземпляре необходима подпись адресата о принятии документа;
3. можно передать по факсу, если оно потом будет продублировано на бумажном носителе;
4. по электронной почте.

Дополнительные требования

Гарантийное письмо о погашении задолженности – важный элемент деловых отношений. Кроме этого играет весомую роль в суде. Поэтому необходимо соблюдать установленные правила оформления, стиль и язык написания.

Подписываться документ должен лицами при наличии у них полномочий. Такие ситуации возникают в период отсутствия (командировки, отпуска, болезни) директора или главного бухгалтера.