Дебиторская задолженность – это сумма долгов, которые причитаются компании со стороны юридических и физических лиц за поставленную продукцию, выполненные работы или оказанные услуги. Она подтверждается договорами или первичными учетными документами, оформленными в соответствии с требованиями национальных стандартов бухгалтерского учета.
Наличие дебиторской задолженности свидетельствует о нормальном функционировании компании. Но, и как любым видом активов ею надо управлять и исключить образование просроченной.
Анализ дебиторской задолженности – важный экономический инструмент
Неоправданный рост дебиторской задолженности приводит к постоянному дефициту денежных средств.
А это в свою очередь приводит к негативным последствиям:
- появлению просроченной кредиторской задолженности;
- недостатку товарно-материальных ценностей;
- увеличению потребности в заемных средствах.
И как следствие возникают дополнительные потери:
- дополнительные потери в виде штрафов, пени и процентов за пользование кредитами;
- снижение объемов производства;
- увеличение себестоимости;
- уменьшение прибыли.
С целью сохранения устойчивого финансового положения на предприятии необходимо ежемесячно (ежеквартально) проводить анализ дебиторской задолженности. В теории существует много методик. В практической деятельности финансовые аналитики рекомендуют выполнить следующий комплекс.
- Определение удельного веса дебиторской задолженности в общей сумме оборотных активов.
- Оценка состава и структуры.
- Расчет периода погашения задолженности и ее оборачиваемости.
- Изучение влияние внутренних и внешних факторов.
- Определение части безнадежных долгов в общем объеме дебиторской задолженности.
- Сравнение объемов кредиторской и дебиторской задолженности.
На основании полученной информации необходимо делать организационные и управленческие выводы и постоянно повышать эффективность работы.
Методы управления
Управление дебиторской задолженностью предполагает выполнение ряда мероприятий:
- оперативный учет и контроль задолженности;
- предварительная проверка потенциальных клиентов на стадии преддоговорной работы;
- юридическое сопровождение каждой сделки;
- достоверный бухгалтерский учет;
- претензионная работа;
- взыскание просроченного долга через суд.
Грамотное поведение на стадии предварительной и договорной работы позволяет максимально сократить риск возникновения неплатежей.
Для этого необходимо:
- Провести диагностику потенциальных контрагентов (проверить устав, выписку, наличие необходимых лицензий).
- Проверить полномочия лиц, подписывающих договор (паспорт, доверенность, протокол).
- Оценить экономический результат сделки с учетом валютного регулирования, налоговых рисков, оплаты дополнительных расходов.
Финансисты считают, что благодаря программным обеспечениям, осуществлению платежей через систему «Клиент-банк» стало достаточно просто обеспечить ежедневный учет дебиторской задолженности. В тоже время это позволит своевременно выявлять и принимать меры по ликвидации проблемной задолженности. В случае необходимости напомнить клиенту (по телефону, факсу или электронной почте) о существующем долге, проверить поступившую оплату.
Погашение задолженности может производиться разными способами:
- перечисление на расчетный счет:
- зачет встречных однородных требований;
- уступка требований;
- вексельная форма расчета.
Когда сроки оплаты, определенные договором, прошли, а контрагент не рассчитался необходимо подготовить и направить ему претензию. Законодательством не определена точная форма претензионного письма. В нем обязательно надо указать:
- полное наименование предприятия и контактные телефоны;
- обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;
- доказательства, подтверждающие наличие этих обстоятельств со ссылкой на нормативные акты и прилагающие документы;
- требование заявителя;
- сумма;
- перечень прилагаемых документов.
Претензионное письмо подписывается руководителем или уполномоченным им лицом. Направляется заказным письмом с уведомлением. В случае отсутствия реагирования со стороны должника готовиться исковое заявление и документы передаются для взыскания в судебном порядке. В исковом заявление кроме основного долга, указывается сумма пени и штрафных санкций.
Для того, чтобы суд вынес нужное решение, необходимо приложить документы о досудебном урегулировании. На этом этапе можно рассмотреть несколько вариантов реструктуризации задолженности.
Например, срок оплаты по договору назначен на 10 апреля, деньги в указанный день на расчетный счет не поступили, тогда необходимо 11 апреля напомнить о долге любым возможным способом (телефонные переговоры, электронное письмо). В случае отсутствия оплаты в течение месяца, имеет смысл направить претензионное письмо.
Если со стороны покупателя будут даны пояснения причин неоплаты и предложены другие способы погашения задолженности, можно составить график платежей с рассрочкой или отсрочкой платежа. Эта мера сокращения просроченной дебиторской задолженности применяется в исключительных случаях, когда просрочка действительно обоснована и не полностью зависит от покупателя (внешние политические и экономические факторы, недостаточное финансирование).
Большое значение на предприятии имеет внутренний контроль, своевременные инвентаризации и сверка расчетов с контрагентами. С целью повышения эффективности взыскания просроченной задолженности можно издать приказ (распоряжение) руководителя о порядке работы с должниками и лицах, ответственных за это направление работы. Для повышения мотивации работников предусмотреть денежные выплаты за особенно высокие результаты деятельности.
Оптимизация дебиторской задолженности
Оптимизация дебиторской задолженности является важным элементом системы управления, который позволяет сократить излишнюю задолженность и исключить просроченную.
Специалисты в области финансового учета с этой целью рекомендуют:
- ранжировать долги по срокам возникновения;
- составлять реестр «старения» счетов;
- своевременно прогнозировать возможные суммы безнадежной дебиторской задолженности;
- ежеквартально рассчитывать финансовые коэффициенты и анализировать полученные результаты;
- формировать базу надежных клиентов;
- пересматривать предельную сумму товарного кредита;
- заранее формировать допустимый порядок расчетов на будущий период.
Например, использование программного комплекса «1С: Бухгалтерия» значительно сокращает затраты времени на аналитическую работу, ошибки, которые возникают в результате переноса данных из регистров бухгалтерского учета. Выходные формы программы позволяют получить максимально полезную информацию и быстро принять правильное управленческое решения относительно должников организации и отпуска продукции при имеющейся задолженности.
Управление внешней дебиторской задолженностью
Каждое предприятие старается расширить деятельность, освоить новые виды, выйти на мировой рынок.
Кроме языкового барьера, возникает необходимость изучения основных особенностей законодательства другой страны, порядка заключения сделок и валютного регулирования. Внешняя задолженность требует особого внимания.
С целью недопущения просрочки при заключении контракта можно предусмотреть перечисление авансовых платежей, банковскую гарантию или иные прогрессивные формы расчета. Для снижения предпринимательского риска можно обратиться к профессиональным юристам, специализирующимся на внешнеэкономической деятельности. Они при необходимости подготовят юридическое заключение, сделают анализ внешнеэкономических контрактов и других документов.
Внешняя задолженность предполагает раздельный бухгалтерский учет. Все тонкости и нюансы, связанные с осуществлением деятельности за пределами страны указываются в учетной политике предприятия.
Способы возврата дебиторской задолженности
На видео ниже Сергей Лосев, автор тренинга, рассказывает о семи способах возврата дебиторской задолженности.
Задать вопрос